Organize seus pensamentos antes de escrever ou falar.
Sobre o que você deseja comunicar? Quais são as informações essenciais?
Estabeleça tudo o que é necessário estar presente na mensagem e só depois comece a transmiti-la. Iniciar um e-mail ou uma conversa verbal sem ter essas informações pré-estabelecidas, pode fazer com que você se perca em palavras.
Escreva mensagens curtas.
Simples assim. Por que? Bom, responda honestamente: quando você vê algum “textão” no Facebook, você se sente animado ou frustrado de ter que ler tudo aquilo?
É muito mais satisfatório poder ler os assuntos que nos interessam em textos ou mensagens curtas e objetivas do que ler textos infinitos que não nos levam a lugar algum.
Seja sucinto sempre que possível, verbalmente também!
Escreva e fale de forma natural.
Seu leitor/ouvinte se sentirá muito mais próximo a você se seu tom for natural. Não há necessidade de enfeitar suas palavras ou usar um vocabulário que se distancia da sua realidade ou da realidade do cliente.
Por fim, antes de transmitir uma mensagem, seja ela falada ou escrita, reflita sobre ela, mesmo que isso tenha que acontecer no imprevisto.
Consequentemente, esses passos se tornarão parte da sua rotina, se comunicar com clareza se tornará algo ainda mais natural.